Privacy Policy
Het Genootschap ter Bevordering van Natuur-, Genees- en Heelkunde (het Genootschap) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Het Genootschap houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy policy;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als vereniging zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacy policy, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van de leden
Persoonsgegevens van onze worden door het Genootschap verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):
- Het voeren van een ledenadministratie;
- Het innen van de jaarlijkse contributie;
- Het verzorgen van een algemene communicatie over activiteiten van het Genootschap
Grondslag voor deze persoonsgegevens is:
- De inschrijving van een persoon voor het Genootschap;
Voor de bovenstaande doelstelling(en) vraagthet Genootschap de volgende persoonsgegevens:
- Voornaam;
- Tussenvoegsel;
- Achternaam;
- Titulatuur;
- Huisadres;
- E-mailadres;
- Bankrekeningnummer en naam van de houder van de betreffende rekening;
- Geslacht;
- Jaar van promotie;
- Discipline van promotie;
- Faculteit en instelling waarbij men werkzaam is / gepromoveerd is
Het Genootschap gebruikt voor het voeren van de leden- en financiële administratie het pakket Club Admin van Allunited (https://www.allunited.nl). Leden kunnen zelf hun gegevens wijzigen via de website van het Genootschap (gngh.uva.nl)
Ontvangen van mailings
Voor de versturing van mailings over activiteiten wordt gebruik gemaakt van Allunited. Uitschrijving voor deze mailing kan direct worden aangegeven via de website van het Genootschap.
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
- Het verzorgen van de leden- en financiële administratie (Allunited);
Met Allunited hebben wij in een verwerkersovereenkomst de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijn
Uw persoonsgegevens worden door het Genootschap opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:
- Van de begindatum van de inschrijving tot maximaal drie jaar na stopzetting van het lidmaatschap
- Daarna alleen geanonimiseerde gegevens in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
- Alle personen die namens het Genootschap van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Genootschap ter Bevordering van Natuur-, Genees- en Heelkunde
Prof.dr. J.J.O.O. Wiegerinck (secretaris)
p.a. Universiteit van Amsterdam
Postbus 94248
1090 GE Amsterdam
gngh@uva.nl